探析企业管理中的档案信息化建设路径

1 加强档案信息化管理的重要价值

    早在2002年，中央就发出了大力加强企业管理信息化化建设的要求，其宗旨就是使企业信息化建设能够健康发展，并以此提升企业现代化管理水平和市场竞争力。档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，档案信息化建设是以现代计算机网络技术为依托，以数字信息为主要形式，充分利用和发掘档案信息资源，经过一系列操作程序最终实现档案管理工作最大化地服务于企业经济效益的目标。

    企业档案是企业的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式涵盖了生产经营、企业管理、运转决策、人事调动、资金周转、技术档案等全面而详实的企业信息，具体内容包括文书档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、人事档案、财会档案等。传统的纸张文档由于长期保存且经常查阅易损坏或遗失，且受温度、空气湿度，虫蚀、火灾等自然条件的限制不易保存，给企业档案的保存、使用带来诸多不便，新时期随着经济的快速发展，企业对于档案的需求也由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图书、情报，情报检索的综合需求，这就给传统的档案管理模式和理论提出了新的挑战，面对错综复杂、海壁的市场信息，更好地服务于企业生产、科研、及整个市场运作，实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式转变已成为不可逆转的必然趋势，国家对于档案管理也给予高度重视，为规范档案管理工作，提升档案管理水平与质量，强化档案管理在企业改革与发展中的服务与保障功能，在2002年10月国家档案局、国家经贸委、国家纪委联合出台了《企业档案管理规定》的通知，为企业档案管理提供了法律上的支持与保障。档案信息化建设的最终价值就在于：以科学创新思想、现代的管理理念为指导，运用先进的网络技术、信息手段，将企业的文件档案等综合信息进行整理、开发、归档、保存，并经过技术处理实现数字化、网络化，实现资源共用、共享，使企业档案利用率最大化，为企业的可持续发展提供有力保障。

2 企业管理中档案信息化管理现状

    企业档案管理发展至今仍落后于社会主义市场经济发展的步伐，纵观我国大型企业与中小企业在档案信息化管理方面有很大差距，横向来看我国企业档案信息化建设步伐与外国企业、外商企业、中外合作企业又存在一定差距。我国企业信息化建设步伐发展迟缓存在诸多因素。诸如由于政府企业领导认识不到位，导致管理水平不均、管理粗放，人员素质差，业务水平低，没有专业的管理机构，致使档案管理混乱，档案的安全性差保密系数低。

    2.1 档案信息化建设发展步伐缓慢

    档案信息化建设发展步伐缓慢，尤其是中小企业和民营企业。改革开放20多年，虽然中小企业取得了长足发展，为国民经济做出了巨大贡献，但在档案管理尤其档案信息建设方面与国有大中型企业存在较大差距。企业领导民营企业老板往往由于认识不到位，在很大程度上制约了档案信息化建设的进程，在档案管理上仍以传统的管理模式为主，在一定程度上制约了中小企业的发展。传统的档案管理在人力、物力、财力、时间等方面造成了不同程度的浪费，企业档案的信息化建设需要投入较大的资金、配备引进档案管理所需的软硬件技术，急需组建一支综合素质高专业性强的档案人才队伍。

    2.2 档案信息化水平低且管理粗放

    “一人一机一室”式档案管理模式在企业档案管理中并不少见，仍以传统的文档管理为主，不能满足档案的查找与应用，文档内容只是简单的在计算机中存录，在档案的存录前没有很好地甄别，库存中没有清毒防护，逾期文档不能及时处理。粗放的管理使档案管理工作效率低下，信息资源在某种意义上讲一种浪费。档案管理用的计算机功能单一，见限于档案目录和文档的打印储存，在人才、资金、时间和物力上造成浪费。

    2.3 档案管理人员安全及保密意识淡薄

    计算机网络技术的普及与应用给档案管理带来了前所未有的便利与快捷的同时，档案管理中存在漏洞与不足，使档案的安全与涉密问题普遍存在。档案信息中有很多是企业的涉密内容，包括一些关键性的数据、企业产品专利、商标档案及其他的商业机密。增强档案信息管理人员的档案保密意识，加强计算机信息系统的安全设置与防护，是企业档案管理的基本准则。

    2.4 档案管理人员素质亟待提高

    企业档案管理正处于有传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。