【商贸流通】浅谈库存优化及其实现途径

         库存是影响国民经济运行与发展的重要因素。实践证明，库存合理，将会促进经济高效率运转，反之，则会阻滞经济快速发展。鉴于此，在大力发展社会主义市场经济的过程中，我们必须通过深化改革，把库存及包括库存在内的物流运动引上科学化、合理化的运行轨道。

1 库存的内涵

          美国物流管理协会对物流作出了以下定义：“物流是为满足消费者需求而进行的对原材料、中间库存、最终产品及相关信息从起始到消费的有效流动与存储计划的实施与控制的过程”。库存属于物流范畴，它是储存运动的一种表现形式。作为一项经济活动，储存的范围是非常广泛的，其形式也是多种多样的。在实践中，它既可能发生在生产领域，同时也可以发生在流通领域；既可表现为以仓库为场所的储备，也可表现为其他形式的储备。从现象上看，库存就是利用各种仓库、储料场和料棚等设施存储各类货物的系列化运动（包括货物的入库、运输、货物分类、保管和出库等）。然而，就本质而言，库存则是物流运动的一个重要环节。无论我们从哪个角度去探讨库存，都应当把它和物流运动联系在一起，并且应当把库存定义为物流行为或物流运动，而不能简单地认为它是某种形态的物资或物品。

          库存作为供、需之间的缓冲区，一方面，适量的库存可以应付各种规律与偶然性的需求变化，起到应急和备用的缓冲作用，保证生产过程的连续性和军队作战的必需补充，提高服务水平和作战保障能力；另一方面，一定数量的库存又占用着大量的资金，减缓了物流过程和资金的周转。因此，如何采用有效的库存控制策略，在保证生产的连续性和维护一定程度服务水平的前提下，尽量降低库存量是库存管理的重要目标。

2 传统库存管理方法改进的必要性

          传统库存管理系统所做的只是发出订单和催货，用订货点法确定何时进行订货，或用经济批量法确定每次订货的最佳批量。经济批量法是使用经济批量公式计算出使订货费用和库存费用总和最低的订货批量：

          订货点法则遵循“库存补充”的原则，保证在任何时候仓库里都有一定数量的存货，以便生产需要时随时取用。用这些方法建立的库存模型一度被称为“科学的库存模型”。然而，这些方法看似科学，在实际应用中却并非如此。这些方法是建立在一些前提假设之上，如对各种物料的需求是相互独立的、物料需求是连续的、库存消耗之后及时补充库存等。这些数学模型仅仅热衷于寻求解决库存优化的问题，而没有认识到库存管理实质上是一个大量信息的处理过程。在传统的库存管理系统中，存在许多问题，例如原材料不能及时供应，零部件不能正确配备，库存积压，资金周转期长。因此，有必要对库存引入一些新的管理方法。

3 现代库存管理模式

          关于现代库存管理，JITd和MRPⅡ成为学术界和业界讨论和关注的焦点。JIT（Just In Time）系统是20 世纪70 年代日本创造的一种库存管理和控制的现代方法。这种方法在日本丰田集团得到广泛实施，并取得了巨大的成效。JIT生产的基本思想是适时地将生产需要的物料正确地运达生产场地。JIT 系统要求企业的供、产、销各环节紧密配合，大大降低了库存，从而降低成本，提高了生产的效率和效益。80 年代，在闭环MRP（CIoseG Loop MRP）的基础上产生了MRPⅡ（Manufacturing Resources PIanning）。MRPⅡ进一步从市场预测、生产计划、物料需求和库存控制延伸到产品销售的整个生产经营过程以及与之有关的所有财务活动中，形成一个面向整个企业一体化的系统。这些系统在统一的数据环境下工作，从而使企业能够进行迅速、准确、高效的管理。采用MRPⅡ后，一般可使库存降低20%—35%。为了适应现代人需求的个性化、易变性以及市场竞争的需要，越来越多的制造业采用了MRPⅡ。据调查，到2000 年已有2/3的制造业采用MRPⅡ。从80 年代至今，我国已有几百家企业开始应用MRPⅡ软件来加强企业内部管理。国家科委已将MRPⅡ项目列为“九五”重点扶植项目。

          下面主要就提高商品库存（盘点）电子化水平和通过高效的物流配送实现库存优化两方面进行讨论。

3.1 提高商品库存（盘点）电子化水平。

          商品库存（盘点）电子化作为实现商业自动化的核心技术之一，同时也是电子数据交换（EDI）技术的基础和必然途径。目前，虽然在我国有了一定的应用，但许多人对实现商品库存（盘点）电子化的重要性和迫切性尚缺乏足够的认识。商品库存在商业管理中是动态变化的。在商业管理自动化系统中，如何把过去滞后的、静态的信息变为实时的、动态的高效信息资源，与动态的物流管理保持一致，是我国商品库存管理亟待解决的问题。通过建立库存（盘点）电子化系统，经营者可以随时了解每个商品当前货架上和仓库中的数量及其动态变化，并且定量地分析出各种商品库存、销售等情况，经营者根据它来及时地调整进货策略，保持最优库存量，改善商品库存结构，加速资金周转，提高商品的流通，实现商品的全面控制和管理，更新商业管理手段。

          从物流管理的角度来看，扩大经营范围、增加经营品种、降低流通成本、增加营业额都必须以物流管理的多进多出、快进快出的库存控制技术为前提。可以说，商品物流管理的核心是高效的库存控制，高效的库存控制离不开高速准确的信息化管理，离不开商品库存（盘点）电子化。数据采集系统是实现商品库存（盘点）电子化的重要技术手段。数据采集系统是一个由计算机网络、条码自动识别（数据采集器）和数据通信等组成的高新技术集成系统。系统通过条码扫描自动进行数据输入，同时，自动完成与相关数据库的连接，与相关数据的查找、核对、更新和处理等工作，盘点操作与数据输入同步进行。商品的每一步运行信息立即在各相关数据库中得到正确的反映。这既保证了数据的准确性，又保证了信息流和物流的同步，同时也保证了数据的实时性、系统的实时性和高度准确性，以便更加科学、合理、高效地组织物流，保证物流以最高的速度运行，降低总库存和降低流通成本。

          根据数据采集器使用用途的不同，大体上可将其分为两类：在线式数据采集器和便携式数据采集器。在线式数据采集器又可分为台式和线式，它们大部分由交流电源供电，一般是非独立使用的，在线式数据采集器与计算之间由电缆连接传输数据。其最大的特点是不能脱机使用，必须安装在固定的位置，并且需把条形码符号拿到扫描器前阅读。这就限制了在线式数据采集器的使用范围，使其不能应用在需要脱机使用的场合，如库存盘点、大件物品的扫描等。为了弥补在线式数据采集器的不足之处，便携式数据采集器应运而生。便携式数据采集器是为适应一些现场数据采集和扫描笨重物体的条码符号而设计的，适合于脱机使用的场合。识读时是将扫描器带到条码符号前扫描，因此又称谓手持终端机、盘点机。它由电池供电，与计算机之间的通讯并不和扫描同时进行，有自己的内部存储器，并可在适当的时候将这些数据传输给计算机。便携式数据采集器有一定的编程能力，再配上应用程序便可成为功能很强的专用设备，从而可以满足不同场合的应用需要。

           应用数据采集系统实现商品库存（盘点）电子化管理主要有以下优点：

          1. 数据实时。数据采集系统采用条码自动识别技术作为数据输入手段，在进行每一商品操作（如到货清点、入库、盘点）的同时，系统自动对相关数据进行处理，并为下一次操作（如财务管理、出库）作好数据准备。通过计算机网络、数据库技术，系统任何一处在任何时间发生的任何物流活动的数据，都可以立即传送到系统上的任何地方，消除了目前人工管理库存（盘点）的数据失控现象，实现全系统数据的实时性。

          2. 无间断运行。应用数据采集系统，库存发生变化时，系统将自动生成合理供货（上架）要求；缺货时系统自动提示所缺商品种类、价格、最低供货数量，并可自动提供以往供应同类产品的厂家名称；出库配送由系统自动按要求供货时间的先后排序调度出库操作，通过数据采集器阅读商品条码，自动完成库存消帐。整个物流过程可以不间断地进行，大大加快了商品周转的速度。

          3. “零”差错。由于系统几乎完全免除了商品流通过程中数据的人工输入，同时，全部物流过程在计算机系统监控下准确进行，因此，一旦发生差错，系统立即报警纠正，大大减少了商品库存（盘点）数据输入差错的可能性。

          4. 省人力。应用数据采集系统，不仅节省了劳动力，而且减轻了劳动强度，改善了劳动条件。

          5. 高效益。由于高速信息流的数据实时性以及科学的经营决策，数据采集系统可以按照实际销售和库存情况及时组织进货、配送，使库存结构更加合理并为“零库存”的实现创造了必要的条件。

          当前，我国商品库存（盘点）电子化管理还存在不少问题，有待进一步提高。首先，市场上还存在不少无条码商品，约占总量的27%。其次，条码印刷质量不合格现象较为严重。由于种种原因，商场缺乏计算机方面的专业人才，而商场的计算机应用又必须和自身的维护、管理结合起来，在大多数商场中，使用数据采集系统的人员一般仅经过简单的培训，很难发挥数据采集系统的真正优势和效用，这已成为制约我国实施商品库存（盘点）电子化的“瓶颈”。

          3.2 库存优化与物流配送。

          在有需要的企业内部设立库存，并且以库存形式存储货物（即形成库存），其主要原因，一方面是为了保障生产、销售的正常进行和连续运转，另一方面也是为了更好地适应市场形势变化。而库存所具有的一些基本功能（调节供求的功能、保存存储对象的价值和使用价值的功能）恰好能满足生产者和经营者的上述要求。据此，可以说，库存的存在乃是保证企业生产和经营活动持续进行的重要条件。显然，只有当生产和市场需要能够以一种新的供应方式（或组织形式）予以满足时，某些物流环节上的库存物资才能自然减少，进而才能在一定范围内取消库存和实现“零库存”。实践结果表明，以配货和送货为核心的配送方式恰恰就是这样一种新的、能够充分满足需求者（如生产企业）要求，即能够保证生产正常运转的物流方式和物流组织形式。我国的海尔集团配送事业部建立后，在企业内实现了及时配送管理，减少了库存，保证了24 小时快速反应。库存时间在2000 年初时为30天，至年底已减至13 天。2001 年，海尔库存时间的目标是确保7天，争取6.5天。从某种意义上说，“零库存”作为库存优化的理想目标是实行配送制的必然结果，零库存是配送制的伴随物。配送的优势不仅在于保证供应，同时也表现为可以向需求者提供系列化服务，满足后者的多方面需要。我国要发展现代化的物流配送体系，必须借鉴发达国家和地区物流配送的成功经验。

          从20 世纪60 年代起，商品配送的合理化在美国普遍得到重视。为了在流通领域产生效益，美国的一些企业采取了以下措施：一是将老式的仓库改为配送中心；二是引进电脑管理网络，对装卸、搬运和保管实行标准化操作，提高作业效率；三是连锁店共同组建配送中心，促进连锁店效益的增长。美国连锁店的配送中心有多种，主要有批发、零售和仓储三种类型。由于美国地大物博，相对人口密度较低，城市与城市的间距较远，人们有购物囤积的习惯，通常隔一段时间就到购物中心采购大量的可以满足数天或数星期的商品，所以造成购物中心所提供的货品必须齐备和货源充足。而在日本，由于即时送货制度的施行，增加了运送费用与运送劳力，因此，一般商家为了降低运送成本纷纷将货品交由货运公司及物流配送中心运送以减少运送风险及提高配送时效。中国台湾的零售商店多，而近来又由于个性化消费风气的形成，使多样化的货品配送成为商店经营的必备条件，因此由专业的物流配送来降低配送成本提高配送时效就成为必要条件。在物流配送的管理模式上，日本注重物流成本测算，美国则以物流机械的现代化作为物流管理切入点。中国台湾的发展趋势为企业间通过发挥结盟的优势来与其他企业竞争，也就是通过对现有物流资源的重新整合达到双赢的目的，本质是将分散的网络进行连接并使其优化。

          通过对发达国家和地区商业物流配送体系状况的分析和归纳比较，总结出可供我国借鉴的先进经验，如实现物流企业规模化，发展集成化的混载服务等。对于像我国这样物流产业相对落后的发展中国家来说，尤其要发挥国家和地方政府在发展配送中心的作用。充分利用和整合现有资源。不盲目追求先进技术是台湾在物流配送方面的成功经验，对我们也颇有借鉴意义。

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