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造纸企业采购管理中存在的问题及改进建议

来源:www.vidarsoft.com 编辑:e商连锁软件 发布时间: 2013-12-5

          摘要:笔者就在造纸企业从事采购管理过程中遇到的问题进行分析,并提出了基于管理信息化系统的造纸企业采购管理改进建议。


          采购是企业的成本核心,又是企业发展伙伴关系的重要途径,当今采购不再是简单的物资购买活动,而应当上升为经营战略关系。企业采购管理的目的就是要选择合适的供应商(Right Supplier),在确保合适的品质下(Right Qual),与合适的时间(Right Time),以合适的价格(Right Price),购入合适数量的商品(Right Quant),使得企业能够以相对较低的成本生产优质的产品来满足市场需求。走出传统采购管理的认识误区,完善企业的采购管理体制、优化采购模式,提高采购质量,降低采购成本,是造纸企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存,谋求发展壮大的必然趋势。

1的造纸企业采购管理中存在的问题

1.1的采购人员的综合素质有待提高

          采购人员缺乏对采购业务进行系统的学习和研究,不了解所需产品的型号和规格(如仪器或仪表、配品或配件等)及其技术参数,不熟悉采购计划的审核工作,不掌握采购供应链管理知识,不掌握供应商在市场细分、附加价值、前置时间以及对顾客需求的反应性等,不了解市场资源和市场信息,不熟悉进货批量和进货时间,不知道采购作业电子商务管理方法等。有的采购人员机械地执行业务部门的采购需求报告,有些不该购的购了,该购少的购多了,产品规格不合的也购了,严重影响到造纸业的采购成本和采购效率,给企业造成很大的浪费。

1.2的采购程序及操作欠规范

          采购过程不实行项目负责制度、责任追究制度,缺乏严谨的采购进程,对重要物资的采购活动缺乏采购评价过程,对采购人员、供应商等相关人员的激励约束机制不健全,因而导致误签合同,造成损失;有时甚至由于货不到位,影响生产,给企业造成更大损失。

1.3的缺乏对供应商的采购评估

          没有建立对供应商的采购评估体系,不能对供应商做出全面、具体、客观的评价,对供应商的管理只是主观臆测。采购人员不对供应成本进行科学合理分析,在谈判过程中采取简单粗暴的方法随心所欲压价,或一律直接采取招标手段,当采购价格大大低于市价时,经常造成买方缺货,这种不择手段的作法虽然使企业获得了合同,但一味追求低价格可能使得产品质量下降,导致经常的退货,造成各种管理费用增加。而经常性的退货,会造成经常性的计划变更,增加生产装置成本影响交货期,成品品质不良率增加,客户投诉及退货增多,降低企业的信誉,产品缺乏竞争力。

          有的传统型造纸企业现行的物资采购与供应商的关系是短期的、松散的竞争式的关系,双方重视的是短期的优势,缺乏长期的合作,缺乏彼此的互信关系。造成一些伪劣产品的供应商进入企业的采购市场,增加了采购工作的风险,导致采购方不断地更换供应商,不但增加了采购成本,而且价格成为以牺牲价值为代价的谈判焦点,采购库存增加。当采购方强迫供应商接受不合理的价格时,一些优秀的供应商可能离开,而留下的短期供应商也有自己的打算,要么供应低质商品给采购企业,要么等待市场状况好转时,连本带利来向采购方要回,造成采购成本暴涨。

2的造纸企业采购管理改进建议

2.1的加强业务学习、明确分工和职责

          随着造纸企业科技产品的不断更新,其采购的项目和品种越来越多,供应商和采购技术越来越复杂,需要采购人员不断更新知识层次,以适应不断发展的采购工作需要,胜任更多更高的采购任务。因此,采购工作人员要加强日常业务学习和培训,采取专家指导、经验交流、自学等多种形式搞好业务学习,在工作中学习,在学习中工作,在实践中锻炼增长才干,不断更新知识结构,使采购工作人员的实际工作能力得到较快提高,能独当一面搞业务,从而提高采购的实施效能。

          根据管理职能中的管理知识和专业知识,按商品分类分设各类商品的采购人员,将任务分配到具体的负责人并设定权限范围,确保任务的顺利进行并有效控制。笔者所在的企业采购的物资涉及生产和技术改造所需的设备、配品、配件、仪器仪表和材料达2000多种物资,不可能每个采购人员对所采购的物资的相关信息都得到全面的了解,为此采购人员应当进行适当的分工,业务员在自己负责采购的商品的权限范围内,在明确其责的基础上不断地学习,不断地了解商品性能作用,这样才能在市场中找到物美价廉的采购品,才能在采购中减少费用的开支。

2.2的应用供应链管理思想进行流程重组

          造纸企业应该推行流程管理,细化采购管理流程。供应链管理是当今企业管理的重要改革之一,也是我国改制的造纸企业采购管理创新的一个重要的改革方向。采购是供应物流与社会物流的衔接点。它是依据市场需要、企业生产计划所要求的供应计划制订采购计划,并进行原材料外购的作业层,需要承担市场资源、供货商家市场变化等信息的采集和反馈任务。采购决策内容除市场资源调查、市场变化信息的采集和反馈、供货商家选择等外,重要的是决定进货批量、进货时间,从而使企业在生产不受影响,有效降低生产成本。因此,对采购的质量、价格、收益和时间等因素的评价,必须根据供应商在市场细分、附加价值、前置时间及对顾客需求的反应性等方面制定战略和相互影响来进行。

          在供应链管理的模式下,需方和供方是合作伙伴关系,供应商是经过资格认证的,质量和信用是可信的。采购作业通过电子商务,一次把需方的采购定单自动转换为供方的销售定单;质量标准经过双方协议,由供方完全负责保证不需两次检验。由于信息畅通和集成,可采用设在需方的供方管理仓库的(Vendor Managed Inventory,VMI)方式,把供方的产品库和需方的材料库合二为一,仅在需方生产需要时,才把供方的产品直接发货到需方的生产线,并进行支付结算,减少供需方各自分别入库的流程。

          新的流程与传统流程相比,减少了许多不增值的作业。这里的采购业务流程重组己经不仅局限于一个企业的内部,而且延伸到企业外部的合作伙伴,体现供应链管理合作竞争的特点。

2.3的利用管理信息化系统,规范流程

          信息技术的发展和应用,使当今企业的经营管理模式发生了根本的变化。信息化提供商结合现代采购管理新理论研发了一些采购管理信息化系统。现代造纸企业可以通过使用采购管理信息化系统从而将采购业务处理流程规范化,而达到降低企业采购成本的目的。

          使用采购管理信息化系统可以:(1)周密计划。采购管理信息化系统的计划可以延续到未来某个任意期,这样不但可以按需采购,而且可以保证有足够的采购提前期和采购预算,防止因突发性采购而增加额外的采购费用。(2)设置目标成本。企业通过运行采购管理信息化系统的模拟成本,严格控制成本的限额。(3)控制库存量。采购管理信息化系统规定了每一种物料的最大储存量和最长储存期限。超过最大值时,系统会发出提示信号,以便管理人员采取纠正措施。(4)严格控制付款程序。付款前,系统将自动进行全面对账,如物料规格性能、合格数量,交货日期是否与采购单一致,报价单与发票金额是否一致。只有全部相符才能执行付款程序,严格控制资金流出。

2.4的加强供应商关系管理,建立供应商评估体系

          可以说一个优秀的采购员,不但是能买到质量最好、价格最优的商品,找到最好的供应条件,同时还可以给供应商的产品提出改进的建议。采购管理信息化系统可以随时运行需要的报表,来反映某一时期采购业务的情况。这样就能从一定程度上对采购市场进行调查和资讯收集,从而使采购部门对市场情况和价格的走势有了充分的了解。同时也能比较出供应商的优劣,以建立供应商准入制度和评价体系,便于优化企业的供需关系。

          造纸企业通过使用采购管理信息化系统中的产品结构和物料清单,定义了每种物料的期量标准,把企业的产、供、销三项主要业务信息集成起来,同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化,半个小时内,就可以将上千种物料的计划重新编排。通过物料分类查询,对每一类物料,按需用的频率规定优选原则、简化物料的品种规格,保持一定批量,争取优惠。从而增加了与供应商合作期限的长度,加深彼此间的信任。使双方的合作从短期的、松散的转变成为长期的、固定的合作模式,进一步有效降低企业生产成本。

          通过采购管理系统还可以将每次采购的流程详细的记录下来。依靠系统的记录可以纵向了解到供应商的各项信息从而构造供应商库,将供应商的基本信息、采购信息、质量记录、价格记录等信息包含在内,从而对供应商进行评价,挑选出优秀的供应商,并且与其进行长期的固定的合作,有效地协调企业的供需关系。运用“事前控制、事中监督、事后分析”的管理理念,建立完备的控制体系:(1)严格审批。虽然在传统模式下,也强调采购管理要按照一定的层次进行控制,但是在实际操作中要做到这点非常难。通过采购管理信息化系统建立采购单据的审批控制流程,可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料,其采购金额上限是多少,超过一定的金额必须经主管领导审批,否则采购管理信息化系统将无法继续处理该单据。(2)严格监督。系统提供了多种查询途径,如根据采购单编码、物料号、供应商号、采购员代码、交货日期等进行查询,及时跟踪采购合同执行情况。如发现业务处理有问题,则可以终止或暂停业务处理,直到问题解决为止。如若发现某订单属于重复订单,可以将其暂停,查明原因,或取消该订单。

          采购管理是企业提高经济效益和市场竞争能力的重要手段之一,它在企业管理中的战略性地位日益受到企业的关注。现代造纸企业要在竞争激烈的市场上站稳脚跟,就必须依据企业自身的发展现状和信息技术的更新状况,适时调整企业采购管理策略,合理利用社会和企业自身(包括无形和有形)的资源,适时、适地、适量地进行采购。不断提高企业的采购效率,使之成为企业获取高额利润的源泉。

 

 

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