外贸业务管理系统

1.1.  系统模块

1.2.  功能模块

Ø  每日日程列表：

本功能方便主管为业务员安排任务及业务员安排自己的日程，日程作为未来的计划提前对执行人进行提醒。同时主管可以查看其下属的日程安排与执行情况。通过与关键字段“客户”，“订单”关联，依据客户线索即可查询到历史联系记录；依据订单线索可查询业务员跟单情况。

Ø  客户列表

本模块对客户资源集中进行有效整理和统一管理，同时提供以客户编码为主线，实现对客户的静态信息、动态信息的查询功能：所有联系活动记录，及历史邮件，对应单据包括历史报价单，样品单，订单的查询。

系统采用主表、子表对客户信息进行管理，主表包含主要内容：客户编码，国家，公司名称，所属业务员，来源，类型，状态，银行帐号，规模，行业等。子表包含主要内容：联系人，所属部门，担任职务，办公电话，移动电话，家庭电话，传真，首要邮件地址等。

结合客户类型（正式，意向，潜在，兴趣）与邮件群发功能，可以集中客户群对客户进行市场活动。比如：对“兴趣”客户，通过邮件群发发布公司新产品信息。对所有客户邮件群发发布公司在某展会上展台号等信息。

可以根据公司对客户类型的划分快速查询并自定义视图，保存后成为快捷进入细分客户类型的入口。

完善的权限管理可以在新建客户时，通过指定‘所属业务员’分配客户给相关业务员操作。业务员可以通过‘客户共享’，继续分配给其他被授权的操作人员使用。

可对客户的特殊订单要求进行设置，以后在每次做单的时候都将调出该信息提醒业务人员。

可对客户按照信用等级程度进行划分，并结合到审批流程里面对客户进行跟单风险控制管理。

Ø  商机管理

将有效询盘转化为商机，有效帮助业务员在售前跟进培养客户。

针对客户的特殊OEM要求划分不同类型商机，并提供业务员跟进客户所有信息的归档管理，跟进管理。

提供管理层预测未来某个时间段的销售收入。

提供管理层分析业务人员商机跟进失败分析。

Ø  客户跟进模式

网络资源：帮助外贸公司更好的分类/归纳/管理有效的网络商贸平台，为业务员寻找客户提供方向，并为公司积累经验。

在客户跟进中，客户分为4大类：

u  正式客户：意向客户正式签单的客户资料。

u  意向客户：对兴趣客户持续跟进，并表示对于产品有购买意向的客户资源。

u  兴趣客户：针对潜在客户报价后，有反馈信息的客户资源。

u  潜在客户：由新询盘产生的、通过展会获得的或网上查找到的客户资源。

对售前的业务跟进提供跟进管理，针对业务员的销售动作自动设置提醒功能提醒业务员跟进客户。将收发邮件作为一个销售动作纳入管理，可自动将邮件转为销售日程。

业务员每天工作开始首先查看正式客户中有没有可跟踪的商机或今天需要跟单的事项，减少跟单风险。然后重点处理意向客户的情况（如寄样的情况），因为他们可能已经进入成交谈判阶段。如果没有意向客户，可跟踪那些给过报价单的兴趣客户，从中挖掘意向的客户。如果也没有兴趣客户，那么业务员就去处理询盘或者第一次接触的客户，从中找出对公司产品感兴趣的客户。如果再没有，业务员就应该通过网络资源上的各个商贸网站去收集客户信息或者回复求购信息。

Ø  报价单管理

管理对客户的报价，记录每次的报价价格，可对客户历史价格进行分析管理，把报价资料与相关客户信息连接，为下一次的有效报价提供参考资料。

生成的报价单可以随时作为邮件正文发送给客户，通过系统快速报价可以大幅度提高工作效率。

可以设定多种QUOTATION等打印格式的单证供选择。

比价表管理：根据不同供货商的最终价格,形成比价表,列明详细的价格比较，报上级确定向哪个供货商订购。

Ø  样品管理

样品单管理一面帮助你记录客户的要求，同时跟踪整个打样的过程，并与相关订单关联。（打样单，款式图，客户设计稿）

包含主要信息：样品单号，客户，操作员，描述，客户款号，装船日期，工厂成本价，销售价。

样品单同时作为公司样品库的载体，随时可以转入公司商品库内。

Ø  合同管理（订单管理）

系统引入项目管理的概念，把每一笔订单当成是一个项目，把与该项目相关的采购、发货情况以“订单号”为主线进行整合（可以在合同界面对以上功能进行查询）。

作单过程中产品录入多种选择，符合业务员手工操作习惯。可采用EXCEL 导入功能可以将客户询盘时发送过来的整张EXCEL导入并根据商品信息补充客户所要求的产品信息（价格，描述等）。实现上千个产品直接导入，效率高，出错率少，提高业务员制单速度。

如果客户的询价里面涉及到某种新增商品，在导入的同时可以从业务处理模块里面直接新增到商品库里，方便下次调用。

订单生成或报价时可以直接查询历史商品报价情况、订单成交情况。同时可自动生成生产通知单，提供给生产部门。

系统提供多套打印模板及多抬头供选择，并可导出为其他格式文档：PDF、HTML、RTF、EXCEL等。

Ø  其他

收款登记：系统通过“资金收付”模块对企业资金往来进行管理，为贯彻业务系统以“订单号”为主线的思想，同时方便操作与查询，在合同处集成了“付款登记”模块。此处详细记录了该笔订单下的应收帐款，实收帐款的情况。

发货情况、采购情况：可根据部门权限设定销售人员了解的采购发货信息。

视图：对经常要进行查询的合同类型进行记录，便于快速过滤出目标合同。比如按照业务进程设置“已发货合同”，“已付汇合同”，“已报关合同”，“未采购合同”等。视图功能贯穿于系统的所有单据之中，并可自定义。

本文由e商进销存管理系统编辑：www.vidarsoft.com