邮件集中管理

系统特点

网络版系统，邮件集中存放在服务中，统一分发和处理，保障数据安全。

1.所有Email等资料都会存入到服务器端，业务员跟据权限处理邮件。

2.多种备份方式：自动备份、打包备份、手动备份等，保证资料万无一失。

3.根据系统管理员设定的转发规则，自动将邮件分发给相关人员处理。

系统提供严格的各级权限管理，杜绝业务员飞单

1.业务人员只能查看和修改其权限内的数据，高层及经理可设定查看其他人员的客户信息。

2.管理人员还可控制邮件删除的权限，并且已删除邮件可以恢复和跟踪。

方便高效的领导查询和监督功能

高层和主管可以根据各种条件的组合灵活检索所有的往来Email，查看和监督日程业务的运作和进展情况，包括建立的文件夹，发出的邮件和处理邮件的情况以及客户开发的进度等等。

系统提供强大的收发审批功能

企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程，对于新业务员、重点或敏感客户，主管可以设置审批程序,审批通过的邮件方可由业务员发出。审批未通过的，需根据主管建议作相应修改，直至通过审批。

智能化自动分发功能，解放部门领导，再也不需花时间在分发邮件上

对于公共邮箱，可设定邮件转发规则，实现邮件分发自动化、智能化。

应用模块

l  个人工作台

智能邮件管理，日程管理，消息管理， 文档管理，统计分析，客户管理，基础数据管理

l  基础数据管理模块

A：邮箱帐号设置 B：员工增加修改 C：权限设置 D：邮件类型 E：客户跟踪时间段设置 F：限制ip地址访问设置 G：产品类别设置 H：业务转移功能设置。

l  邮件管理模块

1、 邮件统一管理

把公司的邮箱统一设置到软件系统，那么原来存放在各个地方的邮件可以集中收集到这台安装软件的电脑上。邮件信息都集中在服务器上，个人电脑里没有任何邮件信息，实现了邮件集中化的管理方式。

2、邮件自动分配及归档

对于发往公司的邮件，会自动分发给具体的业务员处理，提高业务响应速度，具体来自某客户的邮件，可以自动分配给公司的业务员，而且邮件自动地记录到该客户的联系记录中。软件支持3种分发使用模式：

方法1：整个公司一个主邮箱或是再附加几个附属邮箱，进出都是一个主邮箱，不允许其它邮箱操作业务。

方法2：一个主邮箱、多个分邮箱。主邮箱用来作广告宣传及印在样本上作与客户联系用，客户第一次发到主邮箱，然后由系统分配给业务员，由业务员用公司分配给他的邮箱在系统中与客户联系。

方法3：主、分邮箱都放开，随意收发。

3、对员工管理邮件的权限进行设置

按照管理者、部门经理、业务员的级别进行设置，可以分别授权是否可以删除邮件、是否可以查看别人的邮件等等，比如，管理者可以查看所有人的邮件，部门经理可以查看部门的邮件，业务员只能查看自己的邮件。

4、 邮件审核功能

对于做外贸的新手，我们可以对其进行邮件签发设置，写好的邮件只有通过上级的审核后方可发送。对驳回的邮件 并可提交驳回意见通过系统消息的形式发送给提交者，修改通过审核后可直接发出。

5、邮件群发功能

当公司去参加广交会要通知客户、新产品出来要发给客户时或者是节日要给客户发祝贺信时，那么邮件群发功能就是很好的帮手，原来要一封一封的给客户发送邮件，邮件群发功能可以一次性的给你所有的客户发送邮件。提高效率，对方收到您的邮件时，不会显示多个收件人地址。

6、 邮件归并功能

a:自动按客户进行归并：

所有往来的邮件与客户组成二维管理模式，根据客户的email地址可以自动识别客户，自动归并到客户名称下。

b:手工归并：

可以强制把邮件手工归并到某个客户下面。

7、 邮件二级分类

对已经发送的邮件及收到邮件可以行二次分类。比如把邮件分成为：报价、合同、寄样、联系感情等分类。方便在海量的邮件进行快速查找分类。

8、 邮件回复监督

可以根据日期来查询业务员收到的邮件，如在要求的时间内（如2天内）没有回复处理的邮件有哪些，有助于促进业务员对客户邮件处理的跟进。

9、 邮件模板

支持强大的在html即编即见的模板设计系统，可以随心所欲设计你想要的邮件模板。

10、黑名单反垃圾处理

可批量设置垃圾黑名单，下次收到的黑名中地址发来的信自动移入垃圾箱，防范垃圾邮件的泛滥。

11、邮件回执功能

可以设置发送的邮件是否请求回执功能

12、邮件标注功能

可以把一些重要的邮件进行以“星”号来标识，以便重点处理。

13、邮件提醒功能

可以针对一个邮件进行设置提醒事件与日期管理结合，及与消息管理结合。比如：设置后天9点之前给客户ibm寄样。系统会在后天的9点之前提前15分钟提醒你。

可以管理清除过期或正在提醒的邮件事件。

14、邮件删除权限控制

可以设置对邮件是否有删除邮件的权限。如果没有删除权限业务员删除的邮件只是表面删除，所有删除的邮件都在系统管理员“已经删除邮件箱中”等待系统管理员，确认后才彻底删除，保证了邮件数据库安全性。

15、来信者自动识客户类型

可以自动根据数据中的客户数据判断发信的客户是属于什么类型的客户。

16、来信者地区识别

可以根据目前的ip库中数据自动判断出来信者的发信地区：如 判断出“美国加洲”的客户

17、内部邮件功能

内部人部发信，不经过外网直接在数据库转给内部人员速度快

18、自动接收邮件功能

在服务器上可以设置邮箱的自动接收的时间间隔，自动接收程序自动会接收所有的邮箱，如果碰到邮箱服务器连接不正常会以系统消息的形式自动提醒在线使用者，报告邮箱的错误信息，以便尽量处理。

19、邮件搜索功能

可以根据邮件的各种条件来查询邮件

20、邮件导入功能

可以批量把以前foxmail或是outlook中的邮件批量导入到系统帐号中去。

21、邮件统计功能

可以统计了当前邮箱的使用情况

22、邮件导出功能

可以选择把邮件导出.eml格式

23、帐号安全功能：

在密码重试3次后自动锁定帐号需要管理员解锁

本文由e商连锁店管理系统编辑：www.vidarsoft.com